آذر ۱۵, ۱۳۹۵

تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  – بخش نخست

تکنیک های روابط عمومی یک سازمان – بخش نخست

تکنیک های روابط عمومی یک سازمان - بخش نخستReviewed by Pooya vadaie on Apr 28Rating:

تکنيك هاي كاربردي در روابط عمومي :

روابط عمومي بسياري از فنون را از روزنامه نگاري، مديريت سينما و ساير دانشها و وسايل ارتباط جمعي گرفته و با اصلاحات لازم، از آنها براي پيشبرد هدفهاي خود بهره برداري كرده است. در نوشتار حاضر، به ۲۵ فن روابط عمومي پرداخته می شود .

١- نمايشگاه: ( روابط عمومی در نمایشگاه )

برگزاري نمايشگاه، يكي از فنون عمده در روابط عمومي است. منظور از نمايشگاه محلي است كه در آن محصولات  يا خدمات سازمان در معرض ديد بازديدكندگان قرار مي گيرد. در نمايشگاه، مي توان از ساير ابزارهاي ارتباطي از قبيل نمايش فيلم، نصب تابلو، عكس، نمودارهاي رنگي، تابلوهاي گردان، تراكت و … استفاده كرد. از ويژگي هاي مهم نمايشگاه، رعايت اصل عينيت در توليد پيام و اطلاع رساني است كه آثار ديرپايي را در مخاطب برجاي مي گذارد. روابط عمومي مي تواند افزون بر برگزاري نمايشگاه در مواقع ضروري، در نمايشگاه هاي كه از طرف ساير ارگانها برگزار مي شود، حضور داشته باشد.

دريك تقسيم بندي عمده نمايشگاه را مي توان از لحاظ مخاطب به دونوع تقسيم كرد:

الف) نمايشگاه عمومی: برای بازديد از اين نوع نمايشگاه که معمولا” عموم افراد را مخاطب قرار می دهد می توان از کليه اقشار جامعه دعوت کرد.

ب ) نمايشگاه تخصصی:نمايشگاه تخصصی برای طيف خاصی از مخاطبان يک سازمان برگزار می شود.مثل برگزاری نمايشگاه کتاب پزشکی که درمقابل نمايشگاه کتاب, يک نمايشگاه تخصصی به حساب می آيد.

برای موفقيت در برگزاری نمايشگاه , داشتن تقويم نمايشگاهی برای روابط عمومی به عنوان يکی از اجزای برنامه عمل سالانه ضرورت دارد.در تقويم يا برنامه نمايشگاهی بايد زمان برگزاری نمايشگاه, مخاطبان موردنظر, اهداف,نحوه برگزاری, هزينه های برگزاری, و محصولات يا خدمات قابل ارايه مشخص باشد.

دومين عامل موفقيت در برگزاری نمايشگاه, مديريت غرفه است. برای اين منظور, افزون بر طراحی اصولی غرفه بويژه رعايت اصول سادگی ترکيب و روشنی موضوع نمايشگاه, احترام به بازديدکنندگان, پيشگامی در ايجاد ارتباط با شرکت کنندگان در نمايشگاه,پاسخگويی کامل ومشتاقانه به پرسشهای بازديد کنندگان, بسيار اهميت دارد.

عامل سوم برای تسهيل امور برگزاری نمايشگاه, ساماندهی رابطان نمايشگاهی که در واقع نمايندگان بخشهای مختلف سازمان هستند, در قالب تشکيلاتی به نام دبيرخانه دايمی نمايشگاهها است.اعضای دبيرخانه با تشکيل جلسات مرتب می توانند هماهنگی های لازم را در راستای برگزاری هرچه بهتر نمايشگاههای موردنظر سازمان به عمل آورند.برای استفاده بهينه از ابزار نمايشگاه, توجه به موارد زير را توصيه می کنيم:

  • برای هر نمايشگاهی, دستور خاصی را که مبين امور مربوط به برگزاری آن از ابتدا تا انتهاست, تهيه و آن را دراختيار دست اندرکاران برگزاری نمايشگاه قرار دهيد.
  • به هنگام عرضه محصولات يا خدمات, به منظور ايجاد امکان ديد مناسب برای مخاطب, آنها را در فاصله بين ۸۰ تا ۱۸۰ سانتی متری از زمين قرار دهيد.
  • با استفاده از فنون هنری خاص مثل گرافيک, روح واحدی بين غرفه های مختلف حاکم کنيد.
  • از بازديدکنندگان بخواهيدنظر خودرا درباره چگونگی برگزاری نمايشگاه دربرگهای نظر خواهی خاصی که تهيه می کنيد,منعکس کنند.استفاده از دفتريادبود نيز پيشنهاد می شود.
  • در طراحی غرفه, سعی کنيد درصورت امکان غرفه ای را که می توان به شکل جزيره ساخت, انتخاب کنيد تا بازديدکنندگان از هرچهار طرف بتوانند غرفه شما را تماشا کنند.
  • از نورپردازی و رنگ نهايت استفاده را برای افزايش جذابيت نمايشگاه استفاده نموده لکن دقت شود در اينکار گرفتار زياده روی نشويم و جذابيت کلی غرغه فراموش نشود.
  • از ساير فنون روابط عمومی مثل بروشور,نمايش فيلم, تابلوهای گردان,نمودارهای رنگی,کاتالوگ و… نيز استفاده شود.
  • از رهبران فکری و مخاطبان مهم سازمان برای بازديد از نمايشگاه دعوت کنيد..
  • سه روز قبل از برگزاری نمايشگاه , با برگزاری کنفرانس خبری, جزئيات برگزاری نمايشگاه را از طريق رسانه ها به اطلاع عموم برسانيم.
  • در پايان نمايشگاه,گزارش کاملی از نحوه برگزاری نمايشگاه را همراه فهرست کاستيها,دستاوردها و انتظارات احتمالی, به رياست سازمان منعکس کنيم.
  • در نمايشگاه های بين المللی يا نمايشگاه هايی که احتمالا” بازديد کننده خارجی دارند, لازم است شرح عکسها و توضيحات نمودارها به زبان انگليسی درج شود و يکی از دست اندرکاران غرفه ها با اين زبان آشنايی کامل داشته باشد.
  • برنامه‌هاي جنبي نمايشگاه، فرصتهاي خوبي براي اطلاع‌رساني و ايجاد ارتباط با مخاطبان هستند. براي اين منظور برگزاري مسابقات مختلف، توزيع هداياي ترويجي و توزيع انواع انتشارات توصيه مي‌شود.
  • برگزاري نمايشگاههاي مختلف مثل نمايشگاه کتاب يا عملکرد سازمان براي کارکنان در بخش روابط عمومي داخلي از اهميت بسياري برخوردار است.

 

روابط عمومی - پویا ودایع  روابط عمومی تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  - بخش نخست grey

۲- سخنرانی:

يکی از فنونی که در روابط عمومی به کار گرفته می شود, سخنرانی است. سخنراني، ابزاري است که مي‌توان با استفاده از آن در مدتي کوتاه پيامي را به عده زيادي ارائه داد. اين فن در برگزاري مراسم مختلف، آموزش و اطلاع‌رساني به کار گرفته مي‌شود و نوعي اطلاع‌رساني حضوري و چهره به چهره به شمار مي‌رود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوايي را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد، اثر گذاري و جريان ارتباط و اطلاع‌رساني به مراتب بيشتر خواهد شد. روابط عمومي‌ها براي اينکه از اين فن در بهترين شکل ممکن بهره‌برداري کنند، مي‌توانند به ايجاد دفتر سخنرانان يا سخنگويان اقدام کنند.در اين دفتر، مسئولان و کارشناساني که استعداد لازم را براي ايراد سخنراني دارند، تحت آموزش قرار مي‌گيرند و آن دسته از کارشناساني که صرفاً مي‌توانند مسئوليت نوشتن متون سخنراني را به عهده‌دار شوند، مشغول به کار مي‌شوند. دفتر سخنرانان بايد با استفاده از مطالعات بخش افکارسنجي روابط عمومي در تهيه متون سخنراني، نيازهاي افکار عمومي را در سرلوحه معيارهاي تهيه متن سخنراني قرار دهند و در نوشتن مطلب به دو رکن زبان ارتباطي، يعني ساده نويسي، کوتاه نويسي توجه کافي داشته باشد.

یک پیشنهاد خوب   آموزش اصول و فنون مذاکره ( مهندسی مذاکره )

روابط عمومی بیان 

براي بهره‌برداري بهينه از فن سخنراني در دو مورد بايد عمل شود:

الف – تهيه متن سخنراني

  در تهيه متن سخنراني، بايد سه مرحله را پشت سرگذاشت. مرحله اول: شناسايي سخنران، دوم: شناسايي مخاطبان سخنراني و ويژگيهاي آنان، سوم: انتخاب موضوع سخنراني و محل سخنراني است. اين مرحله را مرحله مقدمه‌سازي مي‌نامند. پس از اينکه از روابط عمومي تقاضاي تهيه متن سخنراني شد، کارشناس دفتر سخنگويان يا سخنرانان روابط عمومي با در نظر گرفتن ويژگيهاي سخنران از جمله تکيه کلامهاي او و به طور کلي روانشناسي سخنران و سطح اطلاعات و اهداف او به مطالعه مخاطبان (افرادي که قرار است در مراسم سخنراني حضور داشته باشند) و ويژگيهاي آنان از قبيل ميانگين سني، نسبت جنسي، وضعيت شغلي، سطح تحصيلات و ديدگاهها و گرايشهاي آنان مي‌پردازد و با در نظر گرفتن موضوع و محل سخنراني به مرحله دوم متن سخنراني، يعني گفت‌وگو با سخنران گام مي‌گذارد. دراين مرحله، هدف سخنراني، ديدگاه محوري سخنران و پرسشهاي سخنراني روشن مي‌شوند.

  مرحله سوم، کارشناس روابط عمومي با انجام تحقيق، به تهيه اطلاعات مورد نياز براي گنجاندن در متن سخنراني اقدام مي‌کند. در مرحله چهارم، او بايد به سازماندهي اطلاعات و نوشتن متن سخنراني بپردازد. در اين مرحله بخشهاي اصلي متن سخنراني که شامل مقدمه، مطالب اساسي و نتيجه‌گيري هستند، نوشته مي‌شوند. در بخش مقدمه، کلياتي از موضوع و مهمترين بخش سخنراني در بخش مطالب اساسي، واقعيتها، آمار و اطلاعات (با تأکيد بر مقايسه و تشبيه) و در بخش نتيجه‌گيري نيز نظرگاههاي اصلي به صورت کوتاه و به شکل بيان نتايج مطرح مي‌شوند.

  در مرحله پنجم، بايد تيتر و عنوان متن سخنراني را انتخاب کرد. پس از اين مرحله است که روابط عمومي متن سخنراني را براي آمادگي سخنران به او مي‌دهد. توصيه مي‌شود متن سخنراني با حروف درشت و خوانا نوشته شود تا سخنران به راحتي بتواند آنها را دريابد و بخواند.

ب- انجام سخنراني:

  پس از اينکه متن سخنراني آماده شد و سخنران از نظر محتوا مشکلي نداشت، نوبت به ارايه سخنراني مي‌رسد. نقش روابط عمومي در اين مرحله فضاسازي مناسب محل سخنراني، دعوت از سخنرانان، اجراي برنامه، تهيه خبر از سخنراني، تصوير و عکس برداري از مراسم، کنترل وسايل صوتي، تأمين وسايل مورد نياز سخنران و معرفي سخنران است. اما سخنرانان را نيز بايد براي ارايه بهتر سخنراني آموزش داد. از جمله اينکه سخنران به هنگام سخنراني بايد به اين موارد توجه کند:

  • نگاه خود را بين کليه شنوندگان حاضر تقسيم کند.
  • حس کنجکاوي شنوندگان را برانگيزد.
  • قبل و بعد از بيان هر ايده، مکث کند.
  • کلمات مهم را با تأکيد بيان کند.
  • وضعيت ظاهري مرتب و تميزي داشته باشد.
  • از حرکات دست و چشم به طور کلي غير کلامي استفاده بجا بکند.
  • نسبت به تغيير آهنگ صدا و سرعت بيان در مواقع لازم اقدام کند.
  • موضوع اصلي را در لابلاي سخنراني يادآوري کند.
  • با اعتماد به نفس و با جرأت سخنراني کند.
  • شنوندگان خود را دوست داشته باشد.

روابط عمومي بايد با برگزاري دوره‌هاي آموزشي و تشکيل کلاس، افراد مورد نظر سازمان را براي کسب مهارت در سخنراني آموزش دهد و سخنرانان حرفه‌اي را براي مواقع لازم در اختيار داشته باشد.

  نکته آخر اينکه روابط عمومي بايد سعي کند از زياده‌گويي سخنران جلوگيري کند و زمان کوتاه، تعيين شده و مفيدي در اختيار او قرار دهد تا شنوندگان با حوصله لازم به سخنان سخنران گوش دهند.

٣- سفر مطبوعاتي

  سفر مطبوعاتي يکي ديگر از فنون روابط عمومي براي استفاده بهينه از مطبوعات در راستاي اطلاع‌رساني درباره عملکرد سازمان است. رابط عمومي مي‌تواند با انجام سفرهاي مطبوعاتي حجم قابل توجهي از صفحات مطبوعات را براي درج مطالب خود به دست آورد. منظور از سفر مطبوعاتي، دعوت از خبرنگاران مطبوعات و اعزام آنان براي بازديد طرحها و اقدامات سازمان و انعکاس آنان به خوانندگان مطبوعات است. مقدمات فراهم ساختن «سفر مطبوعاتي» با دعوت از نمايندگان مطبوعات آغاز مي‌شود. «سفر مطبوعاتي: بايد مبتني بر برنامه‌ريزي باشد، به گونه‌اي که از ابتدا تا انتهاي سفر و جزييات آن از قبيل زمان دعوت از خبرنگاران، زمان حرکت، طرح و اقدامات قابل بازديد، محل اسکان، نحوه پذيرايي از ميهمانان در طول مسير سفر و محل اقامت، راهنماي سفر، امکانات مورد نياز، نحوه تردد در مسير طرحها و افراد پاسخگو به خبرنگاران اعزامي درباره طرحها در برنامه سفر براساس زمانبندي مشخص قرار گرفته باشد.

در سفر مطبوعاتي بايد دقت شود که تبعيضي بين خبرنگاران اعمال نشود و خدمات ويژه‌اي به آنها اعم از خبرنگاران داخلي و خارجي داده شود.

براي برگزاري مناسب سفر مطبوعاتي توصيه مي‌شود کميته خاصي در روابط عمومي مسئوليت برنامه‌ريزي و اجراي اين کار را عهده‌دار شود.

یک پیشنهاد خوب   نگاه در زبان بدن

  بايد توجه داشت که يکي از اهداف عمده «سفر مطبوعاتي» مشاهده طرحها توسط خبرنگاران و ايجاد باور عيني در آنان نسبت به پيشرفتها و دستاوردهاي سازمان است و اين باور ممکن است در طول زمان به طور مستقيم و غير مستقيم در انواع نوشته‌هاي آنان منعکس شود. نکته آخر اينکه در سفر مطبوعاتي، بايد خبرنگاران راديو و تلويزيون را نيز دعوت کرد و سفر را به مطبوعات منحصر نکرد.

٤- معاشرت مطبوعاتي

          رسانه‌ها مهمترين ابزار روابط عمومي براي تأثيرگذاري بر افکار عمومي و آگاهي از آن محسوب مي‌شوند. بهره‌برداري بهينه از رسانه‌ها، نيازمند ايجاد ارتباطات تنگاتنگ و صميمانه با خبرنگاران و نمايندگان رسانه‌هاست. براي اين منظور بايد به دنبال شيوه‌هاي غيررسمي ارتباط با آنان بود. يکي از اين شيوه‌ها، «ميهماني مطبوعاتي» است به اين ترتيب که خبرنگاران براي صرف ناهار در يک محيط دوستانه دعوت مي‌شوند و هدف از آن، توسعه ارتباطات دوستانه و غيررسمي است. در چنين ارتباطاتي گاه اطلاعات مي‌تواند در لابلاي گفت و گو با خبرنگاران به آنان منعکس شود.

          شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران به صورت انفرادي و گفت‌وگو و تبادل نظر دوستانه با هر يک از آنان، پيشنهاد مي‌شود. در اين نشستها بايد فرصت اصلي در اختيار خبرنگار قرار داده شود و محيطي فراهم آيد تا خبرنگار براي کسب آگاهي‌هاي هر چه بيشتر در مورد سازمان ترغيب شود.

          شيوه بعدي، حضور مسئول روابط عمومي و يا مسئولان بخش ارتباط با رسانه‌ها در دفاتر مطبوعات، خبرگزاري يا گروههاي راديويي و تلويزيوني است. يک شيوه ديگر، دعوت از خبرنگاران براي حضور در مراسم جشن سازمان همراه با خانواده‌هاي آنان است.

          رعايت و اجراي مجموعه اين شيوه‌هاي ارتباطي يا آداب معاشرت، پس از مدتي سبب ايجاد ارتباط عميق و صميمانه بين مسئولان روابط عمومي با خبرنگاران مي‌شود و مي‌تواند در مواقع لازم، گره‌گشا باشد.

٥- راه‌اندازي هسته‌هاي مشورتي

          «مشاوره با مديريت» يکي از وظايف عمده روابط عمومي است تا بتواند در جريان تصميم‌سازي سازمان مشارکت مؤثري داشته باشد. براي ارايه نظر مشورتي مؤثر به مديريت، راه‌اندازي هسته‌هاي مشورتي، در روابط عمومي به عنوان يک فن کارآمد بسيار ضروري است. در اين فن، هسته‌هاي مشورتي براساس نيازهاي سازمان و بر پايه تشخيص روابط عمومي در زمينه‌هاي فعاليتي سازمان، شکل مي‌گيرد. در اين هسته‌ها، موضوعاتي مورد بحث و بررسي قرار مي‌گيرند که در معرض بررسي افکار عمومي قرار مي‌گيرند و يا احتمال آن مي‌رود که در «هسته‌هاي مشورتي» اطلاعات خام به «تصميم» تبديل شود و در واقع اين هسته‌ها وظيفه «تصميم‌سازي» را عهده دار مي‌شوند. شما در روابط عمومي سازمان خود، مي‌توانيد به سازماندهي اين هسته ها مبادرت کنيد تا در مواقع لازم با برگزاري جلسات، رهنمودهاي کارشناسي را براي ارائه به مديريت در اختيار روابط عمومي قرار دهيد.

          براي راه‌اندازي  «هسته‌هاي مشورتي» صرفاً کافي است يکي از کارشناسان روابط عمومي به عنوان دبير هسته، وظيفه تهيه اطلاعات خام و توزيع آنها بين اعضاي هسته و دعوت از اعضاء، تشکيل جلسات، جمع‌بندي نتايج جلسات و تهيه گزارش مباحث آنها را به عهده گيرد. انتخاب ساير اعضاي هسته براساس تشخيص مدير روابط عمومي از بين افراد آگاه و خبره در موضوع تخصصي هسته از داخل و خارج سازمان صورت مي‌گيرد. با اين سازماندهي، روابط عمومي مي‌تواند به طور مستمر و منظم با ايجاد هماهنگي بين افکار عمومي و اهداف و برنامه‌هاي سازمان، تصميم‌سازي مناسب و لازم را در اختيار مديريت قرار دهد.

          خاطرنشان مي‌سازد که اطلاعات خام براي بررسي در هسته‌ها از طريق تحليل محتواي مستمر محتواي رسانه‌ها، سنجش افکار عمومي، گفت و گو با حضور کارکنان و مردم با مسئولان سازمان، جمع‌بندي و تجزيه و تحليل شايعات و نامه‌هاي مردم و پيشنهادهاي دريافتي تهيه مي‌شود.

 

٦-نشريه داخلي

          انتشار «نشريه داخلي» يکي از فنون روابط عمومي در بخش «درون سازماني» است. «نشريه داخلي» در يک سازمان، نوعي نشريه ادواري است که روابط عمومي با اهدافي همچون اطلاع‌رساني، پر کردن اوقات فراغت اعضاء و خانواده‌هاي آنان، پاسخگويي به پرسشهاي اعضاء، تقويت ارزشهاي کاري و سازماني و توسعه و تقويت تفاهم و بين مديريت و اعضاء به طور منظم و در فاصله زماني معين منتشر مي‌شود. در يک نشريه داخلي که براي استفاده اعضاء منتشر مي‌شود، معمولاً نشريه شامل بخهشاي مختلفي از جمله سرمقاله، مقاله، گزارش، پرسش و پاسخ، تريبون آزاد، پاي صحبت اعضاء  و مسئولان، مصاحبه، اخبار پيشرفت طرحهاي سازمان، اخبار احکام انتصابات، ترفيع، عزل، نصب و اخبار جلسات و گردهمايي‌هاست. از لحاظ تشکيلاتي، يک نشريه داخلي بايد شامل قسمتهاي تحريريه، توزيع، عکاسي، حروفچيني، صفحه‌بندي، طراحي و نظارت بر چاپ باشد.

          اگر در روابط عمومي قرار شد نشريه داخلي منتشر شود، لازم است مقدمات اين مسئله در قالب يک طرح و با توجه به اين موارد مشخص شده و نسبت به فراهم ساختن آنها عمل شود؛ تعيين هدف نشريه، تعيين مخاطبان نشريه، تعيين کيفيت مورد نظر براي نشريه، انتخاب نام و عنوان نشريه، تعيين مسئولان و اعضاي هيأت تحريريه به نشريه، طراحي صفحه‌هاي نشريه و يا نحوه صفحه‌يندي و عناوين مطالب نشريه، تصميم‌گيري درباره چاپ نشريه، تعيين چاپخانه، نوع کاغذ و ترکيب رنگها، تصميم‌گيري درباره طرح روي جلد نشريه، زمان انتشار و نحوه توزيع نشريه.

یک پیشنهاد خوب   تاریخچه زبان بدن در جهان

 

٧- قفسه‌هاي اطلاعات

          ابجاد «قفسه‌هاي اطلاعات» از جمله فنوني است که روابط عمومي مي تواند از طريق آن به بخشي از اهداف مهم خود در زمينه اطلاع‌رساني دست يابد. اين فن در بخش «درون سازماني» از قابليت بيشتري نيز برخوردار است و از آن مي‌توان براي تقويت روحيه و بالا بردن سطح معلومات و اطلاعات اعضاء استفاده کرد. از اين فن براي نخستين بار ٥٠ سال پيش در يک شرکت آمريکايي و تحت عنوان «کافه ترياي افکار و انديشه‌ها» استفاده شد. در قفسه‌هاي اطلاعات که در دسترس‌ترين امکان براي کارکنان ايجاد مي‌شوند، انواع کتابچه‌ها، کتابهاي جيبي، کاتالوگ و بروشور، برگه‌هاي لايي و به طور کلي اطلاعات کم حجم و در قطع کوچک قرار داده مي‌شود تا اعضاء به ميل خود و زمانهاي دلخواه، آنها را برداشته و براي مطالعه با خودببرند. معمولاً در بالاي اين قفسه‌ها عبارتي همچون «براي مطالعه انتخاب کنيد» نوشته مي‌شود تا اعضاء به ميل خود نشريات دلخواهشان را انتخاب کنند.

 

٨- راه‌اندازي «بانک اطلاعات»

          تشکيل «بانک اطلاعات» از جمله فنون مهم روابط عمومي است که براي پيشبرد بسياري از امور روابط عمومي، اهميت بسيار زيادي دارد. منظور  از بانک اطلاعات، نگهداري منظم مجموعه‌اي از اطلاعات مورد نياز، بنيادي و اساسي روابط عمومي به صورت پردازش شده و با طبقه‌بندي خاص است که در مقاطع و در وضعيتهاي مختلف مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در «بانک اطلاعات روابط عمومي» وجود اطلاعات زير ضرورت دارد:

١- اطلاعات مربوط به تاريخچه، اهداف، سير تطور سياستها، اقدامات و برنامه‌هاي سازمان به طور جامع.

٢- اطلاعات مربوط به اسامي و شماره تماس کارشناساني که روابط عمومي مي‌تواند براي مصاحبه با رسانه‌ها، برگزاري ميزگردها، انجام سخنراني‌ها و… از آنان استفاده کند.

٣- اطلاعات مربوط به موضوعهايي که روابط عمومي مي‌تواند در مقاطع مختلف از آنها براي تهيه خبر، گزارش، مقاله و… استفاده کند.

٤- اطلاعات مربوط به موضوعهايي که روابط عمومي ‌تواند با ارسال مستمر اطلاعات مربوط به سازمان به آنان، از «واسطه‌هاي ارتباطي» مؤثر و توانمندي‌ براي ارتباط با توده مردم بهره‌مند شود

٥- اطلاعات مربوطه به اسامي مسئولان سازمان و اسامي سازمانهايي که روابط عمومي مي‌تواند در ارتباطات سازماني و درون سازماني خود از آنها بهره‌مند شود

البته به غير از اطلاعات ياد شده، ساير اطلاعات نيز مي‌توانند در بانک اطلاعات روابط عمومي تهيه شوند و در مواقع ضرروي مورد استفاده قرار گيرند.

 

روابط عمومی - پویا ودایع روابط عمومی تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  - بخش نخست grey

٩- آرشيو تخصصي

          راه‌اندازي و تشکيل «آرشيو تخصصي» در روابط عمومي، از جمله فنوني است که آمادگي روابط عمومي را براي سرعت بخشيدن به انجام امور دوچندان مي‌کند و امکان حفظ مستندات آن را فراهم مي‌آورد. منظور از «آرشيو تخصصي»، محلي است که توليدات روابط عمومي همراه با توليدات تخصصي مورد نياز روابط عمومي براساس اصولي علمي اطلاع‌رساني و آرشيو در آنجا نگهداري مي‌شود.

          در آرشيو تخصصي، معمولاً انواع انتشارات، فيلمهاي توليدي، عکسهاي مسئولان و طرحهاي سازمان، اسلايد، کتابْ، کتابچه و نشريات ادواري مورد نياز نگهداري مي‌شود.

          آرشيو فعال به عنوان نبض روابط عمومي عمل مي‌کند و مي‌تواند نقش مهمي در پيشبرد امور داشته باشد.

 

۱۰- نظام پيشنهادها روابط عمومی 

          «نظام پيشنهادها» يکي ديگر از فنوني است که روابط عمومي مي‌تواند از آن در کار «اطلاع‌يابي» بهره‌برداري مناسبي را به عمل آورد. در واقع اين فن، جايگزين صندوق پيشنهادها و شکايتهاي اعضاء مي‌شود که در حال حاضر، يک شيوه بسيار کهنه و با کارايي بسيار کم ارزيابي مي‌شود.

          در «نظام پيشنهادها» براساس نياز سازمان و نيز به طور آزاد، برگهاي پيشنهاد طراحي شده و در مکانهاي پر رفت و آمد سازمان قرارداده مي‌شود تا اعضاء هر وقت که بخواهند با تکميل آن، پيشنهاد خود را به طور مکتوب ارايه دهند. از نظر ساختاري نظام پيشنهادها، وجود «دبيرخانه» و «ستاد اجرايي» که کار بررسي پيشنهادها و امور اجرايي نظام را بر عهده مي‌گيرد، ضروري است. همچنين يک «ستاد مرکزي» نيز با حضور بالاترين مقام سازمان، نمايندگان اعضاء، دو نفر از اعضاي ستاد اجرايي و معاون اداري-مالي سازمان تشکيل مي‌شود تا ضمن تصويب نهايي تصميم‌گيريهاي ستاد اجرايي، آنها را براي اجرا ابلاغ کنند.

          با اجراي نظام پيشنهادها، انبوهي از ايده‌ها و نظرهاي اعضاء به صورت رايگان ، سازمان را از پشتوانه فکري قوي و انبوه بهره‌مند مي‌سازد و آثار بسياري همچون تقويت حس مشارکت و احترام به خود در بين اعضاء را نيز در پي دارد.

          در نظام پيشنهادها، از کليه پيشنهادهاي اعضاء استقبال مي‌شود و به پيشنهادهاي غيرقابل قبول به طور مکتوب و با تقدير و تشکر پاسخ منطقي داده مي‌شود به پيشنهادهاي مناسب نيز براساس درجه اهميت جوايز مناسب تعلق مي‌گيرد.

          بايد خاطرنشان ساخت کار بررسي پيشنهادها در کميته اجرايي نظام پيشنهادها، از طريق گروههاي کارشناسي صورت مي‌گيرد که اين گروهها براساس موضوعهاي فعاليتي سازمان شکل مي‌گيرد.

          روابط عمومي مي‌تواند در پايان هر سال به صاحبان بهترين پيشنهادها، در مراسمي با حضور مسئولان سازمان، پيشنهاد دهندگان و خانواده‌هاي آنها، جوايزي را تقديم کنند.

          همچنين، انتشار «کتاب پيشنهادها» مي‌تواند در تکميل کار پيشنهادگيري، آثار مناسبي را برجاي بگذارد.

تکنیک های روابط عمومی یک سازمان   ادامه دارد ……………

 

 

مطالب مرتبط

1 نظر

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

کتاب زبان بدن
کتاب زبان بدن